Odmowa wydania Freistellungsbescheinigung – co dalej?

Gdy niemiecki urząd skarbowy odmówi wydania Freistellungsbescheinigung, firma ma dwie drogi: wnieść sprzeciw (Einspruch) w ciągu miesiąca od doręczenia decyzji albo usunąć przyczynę odmowy i złożyć nowy wniosek. Do czasu uzyskania zaświadczenia niemieccy kontrahenci potrącają 15% z płatności – te kwoty można potem próbować odzyskać, ale to osobna procedura. Poniżej: najczęstsze powody odmowy, jak liczyć termin i co robić z bieżącymi fakturami.

Najczęstsze powody odmowy

Urząd wydaje zaświadczenie, jeśli podatek, który ma być zabezpieczony potrąceniem, „nie wydaje się zagrożony” (§ 48b ust. 1 EStG). Firmy z UE/EOG – w tym polskie – nie muszą wyznaczać pełnomocnika do doręczeń w Niemczech (tak wynika z Merkblatt BZSt). Odmowa oznacza więc zwykle, że urząd uznał podatek za zagrożony. Ustawa podaje trzy przykłady:

Powód wskazany w § 48b ust. 1 EStG	Co to oznacza w praktyce
Niedopełnienie obowiązków zgłoszeniowych z § 138 AO	Nie zgłoszono np. otwarcia działalności lub zakładu (Betriebsstätte) w Niemczech
Brak współpracy i informacji (§ 90 AO)	Kwestionariusz rejestracyjny (Fragebogen) nie został odesłany albo jest niepełny, brak odpowiedzi na pisma urzędu
Brak zaświadczenia o rezydencji podatkowej	Nie dołączono zaświadczenia z polskiego urzędu skarbowego, że firma ma siedzibę podatkową w Polsce

Merkblatt wymienia też inne sytuacje, w których urząd może uznać podatek za zagrożony:

trwałe zaległości podatkowe,
nieprawdziwe dane w deklaracjach i zeznaniach,
wielokrotne niezłożenie lub spóźnione składanie deklaracji.

Według Merkblatt urząd, który odmawia, wydaje decyzję odmowną (Ablehnungsbescheid) z podaniem powodów. Pierwszym krokiem powinno być dokładne przeczytanie uzasadnienia – od niego zależy, czy lepszy będzie sprzeciw, czy nowy wniosek.

Warto wiedzieć: jeśli firma pracuje w Niemczech krótko i wiarygodnie wykaże, że nie powstaną tam podatki do zabezpieczenia, urząd powinien wydać zaświadczenie (§ 48b ust. 2 EStG). Czy w danym przypadku nie powstaje w Niemczech zakład podatkowy, to kwestia do indywidualnej oceny – od niej często zależy ocena ryzyka przez urząd.

Termin i forma sprzeciwu (Einspruch)

Od odmowy wydania decyzji, o którą firma wnioskowała, przysługuje sprzeciw (Einspruch) – § 347 AO i wytyczne do niego (AEAO), które obejmują także odrzucenie wniosku.

Termin: jeden miesiąc od doręczenia decyzji (§ 355 ust. 1 AO).

Kiedy decyzję uznaje się za doręczoną (§ 122 AO w wersji z 2025 r.):

Sposób doręczenia	Decyzja uznana za doręczoną
Pocztą na adres w Niemczech	czwartego dnia po nadaniu
Pocztą za granicę (np. na adres w Polsce)	miesiąc po nadaniu
Elektronicznie	czwartego dnia po wysłaniu

Domniemanie nie działa, jeśli decyzja dotarła później (wtedy urząd musi udowodnić doręczenie). Bezpieczniej jest jednak liczyć termin od daty na decyzji niż czekać do ostatniego dnia.

Brak pouczenia: jeśli decyzja nie zawiera prawidłowego pouczenia o sprzeciwie, termin wynosi rok od doręczenia (§ 356 AO).

Forma (§ 357 AO):

na piśmie, elektronicznie (np. przez ELSTER) albo ustnie do protokołu w urzędzie,
do urzędu, który wydał decyzję,
w piśmie trzeba wskazać decyzję (data, numer podatkowy), napisać, że wnosi się sprzeciw, i dodać uzasadnienie oraz dowody,
błędna nazwa pisma nie szkodzi – liczy się, że widać, kto i przeciw czemu wnosi sprzeciw.

Termin minął? Przepisy przewidują przywrócenie terminu (Wiedereinsetzung, § 110 AO). Przysługuje ono temu, kto bez własnej winy nie mógł dotrzymać terminu. Wniosek składa się w ciągu miesiąca od ustania przeszkody, uprawdopodabnia okoliczności i w tym samym terminie wnosi zaległy sprzeciw. Po roku od upływu terminu przywrócenie jest możliwe już tylko wtedy, gdy wcześniej uniemożliwiła to siła wyższa. Wina pełnomocnika obciąża reprezentowaną firmę. Często prostszym wyjściem jest złożenie nowego wniosku.

Ważne: Einspruch nie chroni przed potrąceniem w czasie, gdy sprawa trwa. Potrącenia nie ma tylko wtedy, gdy w dniu zapłaty kontrahent ma ważne zaświadczenie (§ 48 ust. 2 EStG).

Ponowny wniosek – co poprawić

Wniosek o Freistellungsbescheinigung jest nieformalny – według Merkblatt nie wymaga szczególnej formy. Firmy niezarejestrowane jeszcze w niemieckim urzędzie składają go razem z kwestionariuszem rejestracyjnym. Przed ponownym złożeniem warto:

Usunąć przyczynę wskazaną w uzasadnieniu. Złożenie tego samego wniosku bez zmian zwykle nic nie da.
Uzupełnić kwestionariusz i odpowiedzieć na wszystkie pytania urzędu. Niepełne dane to jeden z ustawowych powodów odmowy.
Dołączyć zaświadczenie o rezydencji podatkowej wydane przez polski urząd skarbowy. Jakiej formy zaświadczenia oczekuje niemiecki urząd i jak aktualne ma ono być, warto sprawdzić w piśmie z urzędu albo zapytać właściwy Finanzamt.
Uregulować lub wyjaśnić zaległości i złożyć brakujące deklaracje w Niemczech.
Opisać działalność w Niemczech: jakie zlecenia, jak długo, czy jest tam stałe miejsce prowadzenia działalności – to wpływa na ocenę ryzyka.
Złożyć wniosek do właściwego urzędu. Dla polskich firm budowlanych właściwość zależy od pierwszej litery nazwiska lub nazwy firmy (jednym z tych urzędów jest Finanzamt Oranienburg) – podział podaje Merkblatt BZSt.

Podobnie wygląda sytuacja, gdy Freistellung wygasła: zaświadczenie nie przedłuża się samo, trzeba złożyć nowy wniosek. Merkblatt podaje, że zaświadczenie wydaje się najwyżej na 3 lata, a urząd może ustalić krótszy okres. Czas rozpatrywania wniosku zależy od urzędu, dlatego nowy wniosek lepiej złożyć z wyprzedzeniem.

Sprzeciw i nowy wniosek nie wykluczają się. Jeśli odmowa wydaje się błędna, a braki można szybko uzupełnić, warto omówić z doradcą podatkowym, którą drogę wybrać lub czy prowadzić obie równolegle.

Co dzieje się z bieżącymi fakturami

Dopóki firma nie ma ważnego zaświadczenia:

Kontrahent-przedsiębiorca potrąca 15% z każdej płatności (także zaliczek i rat), jeśli łączne zapłaty od niego w roku kalendarzowym prawdopodobnie przekroczą 5000 euro (§ 48 ust. 1–2 EStG).
Potrąconą kwotę zgłasza i odprowadza do urzędu właściwego dla firmy wykonawcy do 10. dnia następnego miesiąca (§ 48a ust. 1 EStG).
Musi przekazać wykonawcy rozliczenie potrącenia: nazwę i adres wykonawcy, kwotę i datę faktury, dzień zapłaty, kwotę potrącenia oraz urząd, w którym je zgłosił (§ 48a ust. 2 EStG). Te dokumenty warto zbierać – przydadzą się przy odzyskiwaniu pieniędzy.
Namawianie kontrahenta do zapłaty bez potrącenia, „bo zaświadczenie zaraz będzie”, to zły pomysł. Bez ważnego dokumentu w dniu zapłaty kontrahent odpowiada za niepobrany podatek (§ 48a ust. 3 EStG).

Kontrahentów warto poinformować, że wniosek jest w toku, i przesłać im nowe zaświadczenie, gdy tylko firma je otrzyma. Dobrym rozwiązaniem jest też wpisanie do umowy z niemieckim zleceniodawcą, jak strony postępują, gdy zaświadczenia chwilowo brakuje.

Jak odzyskać potrącony podatek

Uzyskanie zaświadczenia – nawet po wygranym sprzeciwie – nie oddaje kwot potrąconych wcześniej. Freistellung chroni tylko przed potrąceniami przy przyszłych płatnościach. Potrącone pieniądze odzyskuje się osobno:

urząd zalicza je na niemieckie podatki firmy w ustawowej kolejności (§ 48c ust. 1 EStG), albo
firma z siedzibą za granicą składa wniosek o zwrot na urzędowym wzorze (§ 48c ust. 2 EStG) – najpóźniej do końca drugiego roku kalendarzowego po roku, w którym potrącenie zgłoszono (np. potrącenie zgłoszone w 2026 r. – wniosek do końca 2028 r.), chyba że umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania przewiduje dłuższy termin. Trzeba przy tym wykazać rezydencję podatkową zaświadczeniem polskiego urzędu (§ 48d ust. 1 EStG).

Czy zwrot się należy i w jakiej kwocie, zależy od tego, czy firma ma w Niemczech zobowiązania podatkowe. Przy odzyskiwaniu potrąceń i ponownym wniosku polskie firmy budowlane często korzystają z pomocy wyspecjalizowanych biur. Na ich stronach można też znaleźć ogólny opis tego, czym jest Freistellungsbescheinigung i jak wygląda procedura jej uzyskania.

FAQ

Czy można złożyć nowy wniosek, nie czekając na rozpatrzenie sprzeciwu?

Przepisy o sprzeciwie nie zakazują wprost równoległego wniosku. Jak urząd potraktuje obie sprawy naraz, warto zapytać właściwy urząd albo doradcę podatkowego.

Decyzja przyszła pocztą do Polski. Od kiedy liczyć miesiąc?

Decyzję wysłaną pocztą za granicę uznaje się za doręczoną miesiąc po nadaniu (§ 122 ust. 2 AO), a od tego dnia biegnie miesięczny termin na sprzeciw. Jeśli data nadania nie jest znana, bezpieczniej liczyć termin od daty na decyzji.

Czy BZSt może wydać zaświadczenie zamiast Finanzamtu?

Nie. BZSt pisze wprost, że nie wydaje ani nie wysyła zaświadczeń – robi to właściwy Finanzamt.

Urząd odwołał zaświadczenie, które firma już miała. To też odmowa?

To odrębna decyzja (Widerruf lub Rücknahme), ale także od niej przysługuje sprzeciw – AEAO do § 347 AO obejmuje m.in. odwołanie i cofnięcie decyzji.

Co zrobić po odmowie

Najpierw trzeba ustalić datę doręczenia i przeczytać uzasadnienie, potem wybrać drogę: sprzeciw, poprawiony wniosek albo obie naraz. Decyzję zawsze wydaje urząd, więc żadna z tych dróg nie gwarantuje wyniku. W sprawach nietypowych warto skorzystać z pomocy biura, które zna procedurę Freistellung, np. Zwrot-podatkow.pl.

Źródła